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Imaginemos un escenario muy familiar a la vida cotidiana. Imagina que es domingo y tienes antojo de tu platillo favorito, así que pones manos a la obra para prepararlo y saborearlo; llegas a la cocina pero te encuentras con un problema, no tienes todos los ingredientes en casa y tienes que acudir al supermercado con el riesgo de no encontrarlos todos. Tu antojo está en peligro pues no sabes si vas a poder cocinarlo como siempre lo has hecho, esto sin contar que tu hambre cada vez es mayor y el tiempo apremia, tu objetivo ahora parece inalcanzable.
Algo similar pasa con los datos dentro de las empresas al quererlos usar para su análisis, el problema llega cuando la información está fragmentada o repartida en silos, pues existe el riesgo de que ésta no se encuentre unificada, ordenada, y sobre todo, sin hay acceso a ella. Esto sin duda afecta la toma de decisiones, así como el reporte y estudios en los que se basan también tus estrategias de negocio. Esto se le conoce como silos de datos, y ahora iniciaremos por aclarar qué son.
Silos de datos, ¿qué son?
Los silos de datos son entornos aislados de procesamiento de datos que utilizan las empresas para poner en marcha procesos y se utilizan también como almacenamiento. Quizá esto en un inicio no suene como un problema, pues para ello fueron creados, sin embargo, el inconveniente radica en que no conectan la información, lo que en la actualidad es el equivalente a ponerse el pie, pues se pone en juego el progreso de la empresa.
Lo anterior afecta al desarrollo interno de las compañías porque no todos los miembros de los equipos o áreas tienen acceso a los datos y, al momento de analizarlos y utilizarlos, inician las incongruencias debido a la falta de vínculo entre ellos. Por ejemplo, para obtener una visión 360 del comportamiento de un cliente, quizá el departamento de ventas tiene una estadística, marketing otra y retail otra, lo que lleva a que cada especialista de área trabaje con un dato distinto, cuando al final se habla de la misma persona y podría abordarse en un solo análisis y con la información conjunta.
Sin embargo, los silos no son el único obstáculo. También existe la fragmentación de datos, que es cuando la información está guardada en lugares separados o diferentes y esto implica la desvinculación entre áreas; en ocasiones hay un host de la información que limita el acceso a ella, lo que afecta al flujo de procesos o estrategias que van desde lo más general a lo más específico.
¿Cómo identificar los riesgos de silos de datos y mitigarlos?
Para las organizaciones es importante examinar y reconocer que existe un desafío a superar en cuanto a datos se refiere. Hay múltiples señales para identificar los problemas relacionados con la fragmentación de datos:
• Recursos desperdiciados. Cuando la información está repartida en distintos sitios o aislada de quien la necesita, se debe intervenir manualmente para localizarla, lo que implica un desperdicio de tiempo en la búsqueda, corrección y corroboración.
• Información de clientes imprecisa. Las áreas de ventas o marketing cotidianamente recopilan datos de los clientes o prospectos, si al acceder a ellos hay información duplicada, incompleta o errónea, lo más probable es que exista un problema de raíz, la solución podría estar en no tener repartidos los datos.
• Estrategias e iniciativas fallidas. Las estrategias de negocio tienen un punto de partida en los datos históricos e información generada día a día. Si ésta desde su recopilación y almacenamiento está dispersa, los resultados, al ser engañosos, podrían poner en riesgo cada iniciativa que ejecuten las áreas o la compañía en pro de la organización.
• Limitación en escalabilidad. Si tus operaciones, ventas y procesos crecen, el volumen de datos también lo hará, como consecuencia, podrías perder el control de tu información y así limitar la escalabilidad de cada uno de tus proyectos.
• Funnels rotos. Información dispersa es equivalente a una falta de visión 360 de los resultados que arroja tu compañía sin importar el giro. Por un lado podrían estar los perfiles de tus clientes y en otro su comportamiento ante tu marca o servicio, ¿por qué no tener todo a la mano para tomar decisiones? La información oculta o perdida también afecta tu retorno de inversión.
Ahora te preguntarás cómo es posible solucionar estos inconvenientes o deshacerse de los silos de datos. La tecnología actual le permite a las empresas tener un control cada vez mayor de información y así utilizarla a su favor para transformarse ante un mercado cada vez más competitivo, vayamos paso a paso.
Un silo de datos, al ser un sistema de información al cual solo un área tiene acceso, es incapaz de compartir información con más departamentos a lo largo de la compañía, el resultado es la información fragmentada y es lo que debemos mitigar. Para ello hay algunas acciones a ejecutar y así encaminar a tu empresa hacia un desempeño más eficiente.
¿Cómo romper los silos? Las herramientas tecnológicas son tus mejores aliadas
La tecnología actual ofrece soluciones efectivas para gestionar todos los datos generados por tu empresa, ¿por qué no implementar una de ellas? Lo más acertado sería una solución ETL (extract, transform and load por sus siglas en inglés), misma que te ayudará a transformar tu estructura interna y trabajar sobre un solo sistema de información.
Otro elemento a añadir cuando se trata de estrategias de datos, es su gobernanza, un concepto que le caería muy bien a tu empresa para alcanzar sus objetivos.
Implementa un sistema centralizado de datos
Una buena estrategia de datos siempre está acompañada de la implementación de Data warehousing, un sistema de almacenamiento cuyo objetivo es unificar los datos, y que además de integrar la información, su arquitectura invita a una colaboración contínua entre áreas y los especialistas que trabajan con la información de manera directa e indirecta para la obtención de insights.
Incentiva una cultura de colaboración y de cambio
Trabajar en equipo es fundamental, pero cuando se trata de gestionar datos se debe colaborar aún más, esto debido a que la información de un área puede afectar a otra y así crear un efecto dominó, donde los errores, incongruencias o fallas, desembocará en pérdida de tiempo y recursos. Por lo anterior, incentivar e invitar a ser transparentes con la información debe ser uno de los objetivos de tu organización. Además todos sus integrantes deben ser flexibles al cambio, pues es un beneficio que impactará en todas las áreas de la empresa.
Caso de uso: Conexión de la información fragmentada en una sola fuente
En Arkon Data no solo creamos soluciones acorde a las necesidades de las empresas, sino que también las asesoramos para brindar un servicio completo y así resolver aquellas problemáticas de datos que pudieran estar afectando su transformación o evolución.
Recientemente, una empresa de productos electrónicos nos buscó debido a que enfrentaba una disparidad de información entre sus datos y los que le hacían llegar sus clientes, lo que afectaba negativamente el proceso de pagos entre ambas partes, pues aunque se solucionaba, esto sucedía en tiempos largos y con muchos conflictos de por medio.
Es allí donde detectamos el área de mejora, almacenar su información, tanto propia como de clientes, en un solo sitio, pues todo este tiempo habían trabajado con información fragmentada y aislada.
Una solución como la que ofrecemos en Arkon Data te brinda el beneficio de conectar tus fuentes de información y así trabajar sobre una sola base de datos, misma que te dará un mayor rendimiento en procesos y operaciones, desde lo interno hasta aquellos con clientes y proveedores.
A través de un seguimiento adecuado, con Arkon Data puedes romper los silos de datos y vincular tu información para que esta se convierta en el único eje sobre el cual gire tu empresa.
¡No permitas que se pierda tu información entre silos o distintas fuentes de información! Nosotros te apoyamos en la unificación de información.
