Optimización de procesos: ¿cómo impacta al Master Data Management MDM?

Los estándares mundiales de la actualidad exigen a las empresas y sus profesionales mantenerse en constante evolución, la cual solo es posible cuando la tecnología, la creatividad y la innovación convergen para tomar aquellas decisiones que cambiarán el futuro. Sin embargo, éstas decisiones de negocio deben tener solidez y quienes son capaces de brindarla son los datos, a través de una gestión de datos maestros, conocida en inglés como Master Data Management.

¿Qué es y cómo funciona el MDM?

Master Data Management (MDM), es el manejo óptimo de un cúmulo de información que genera una organización, esto implica un descubrimiento, conectividad, limpieza, sincronización, unificación, usabilidad y seguridad y lanzamiento de datos maestros; es decir, la optimización de procesos, los cuales tienen un impacto dentro y fuera de una empresa. El tratamiento que se le da a los datos es capaz de determinar el camino de la organización en sus operaciones, ventas, y por lo tanto, sus finanzas.

¿De qué tratan sus procesos?

• Descubrimiento: Previo a la inversión en nuevas tecnologías, esta etapa es muy relevante. Aquí se deberá contemplar un análisis o escaneo del estado actual de los datos empresariales: ¿dónde están almacenados?, ¿qué tipo de errores existen?, y si estos repercuten en los resultados que se tienen en la actualidad.
• Conectividad: Tras un proceso de descubrimiento, los equipos están encargados de organizar los datos repartidos en más de un sistema, por ejemplo, ERP y CRMs a un solo lugar. Este paso es el primero que da forma a una generalidad de datos. 
• Limpieza: Una vez cumplida la conectividad, donde ya no hay datos dispersos, viene una parada crucial en el manejo de datos, pues aquí es necesario posicionarlos sin errores y limpiarlos bajo los estándares definidos por la organización. Que exista inexactitud en este punto puede provocar una primera falla en el MDM.
• Sincronización: En caso de que existan bases de datos de terceros conectadas a las bases de datos de la misma organización, es necesario verificar que no haya información duplicada. Esto se hace con herramientas de coincidencia que pueden corroborar de forma muy precisa si hay frases similares o ligeras coincidencias.
• Unificación: Cuando los duplicados, si es que los hay, se han convertido en una sola versión es la etapa de unificación, donde los equipos que lo requieran ya pueden trabajar con datos más precisos.
• Usabilidad: La consolidación del MDM está más cerca y para tener una visión 360 de los datos debe relacionarse con información de áreas clave como ventas, compras, producción, etc.
• Seguridad y lanzamiento: Los datos son información sensible y por ello deben ser tratados con sumo cuidado. Un software apto para MDM definirá medidas y control de acceso (credenciales) para quienes pueden consultar y visualizar datos. Cumplida la meta de seguridad, los datos están listos para ser utilizados y ser una fuente definitiva de información confiable.

Paso a paso de la implementación de Master Data Management (MDM).

Para aquellas compañías que generan diariamente grandes cantidades de datos, implementar MDM determina cómo fluyen sus distintas áreas, pues es un hecho que los datos están relacionados con los procesos que corresponden a productos, clientes, proveedores, activos, tiendas, e-commerce, entre otros.

Conocer más de MDM implica tener en cuenta sus principales virtudes o las aportaciones que le puede dar a una compañía. A continuación conocerás aquellas que son un diferenciador en la industria del manejo de datos.

10 ventajas de implementar MDM en tu empresa

El impacto del MDM favorece no solo al CEO de una compañía, sino que también mejora el flujo de cada colaborador, pues este proceso permite una visión 360 de los datos almacenados.

Los puntos a favor de una adecuada gestión de datos en una empresa son de gran alcance. Aquí te compartimos 10 ventajas de iniciar  data governance a partir del MDM:

1. Reducción de tiempos y costos. La gestión de información, para las empresas conforme incrementa se vuelve más difícil de administrar y el margen de error en su manejo se amplía. Hacerlo manualmente es un riesgo innecesario, a estas alturas, que se soluciona con la automatización de procesos, lo cual requiere de menos recursos humanos y gastos no considerados por fallas o repetición de tareas.
   
   
2. Impulsa el uso de nuevas tecnologías. La gestión de datos puede ser el punto de partida para una transformación digital de tu empresa pues esta metodología también debe apoyarse de herramientas tecnológicas como inteligencia artificial o «machine learning» para limpiar, filtrar o brindar información. La dimensión y alcance de un dato es capaz de afectar no solo una decisión, sino de modificar el presente y futuro de un proyecto.
   
   
3. Mejora de servicio. Al contar con datos más precisos y ordenados respecto al producto o servicio que brindas, las decisiones de negocio pensadas en los clientes serán más acertadas. Pensar en programas de lealtad, servicios personalizados o la elaboración de productos resulta en un camino más fácil de recorrer. Por lo anterior, el resultado de tu trabajo será más fácil de predecir y no te llevarás malas sorpresas.
   
   
4. Favorece la colaboración. Ejecutar una buena estrategia basada en datos no solo repercute en tus usuarios finales, también tu equipo de trabajo puede beneficiarse de ello. Al llevar la gestión de datos al interior de tu empresa, los procesos de trabajo mejoran gracias a sus bondades como la detección de errores, migración de información automática, seguimiento de modificaciones, trabajo colaborativo y una fuente de información unificada en la cual tú y tus colaboradores pueden confiar plenamente. Es probable que dentro de una organización, dos áreas dependan de una misma base de datos y aquí es donde el MDM vuelve más fluido sus procesos de trabajo.
   
   
5. Control de riesgos. Acompañado del MDM viene el análisis predictivo, cuya combinación ofrece una amplia visión del comportamiento de tus datos. La suma de lo anterior facilita la obtención de insights, el seguimiento de tendencias comerciales y la conducta de tus productos en el mercado; con esta información de respaldo eliminar riesgos es más sencillo pues el siguiente paso que des o la estrategia que emprendas tendrá bases totalmente sólidas para llevarse a cabo.
   
   
6. Ayuda a la toma de decisiones. La automatización de procesos que facilita el MDM es una de sus mayores fortalezas porque su aportación a la mejora de la calidad de datos no solo corrige o te alerta de posibles errores,  sino que te guiará hacia objetivos más puntuales, los cuales agradecerán tus clientes o usuarios finales al saber lo bien que los conoces.
   
   
7. Evita duplicación de datos. El vaciado de información manual implica tomar un camino peligroso y en caso de existir un error, éste debe solucionarse de la misma forma, manualmente. Contar con un software para la administración de información aportará en tiempo y en el vaciado de información, paso en el cual se detectará si existe algún dato duplicado y así te alertará y se podrá corregir al instante.
   
   
8. Aporta a la Integración de datos. Si por temas de logística o negocios tu principal base de datos está alojada en un solo lugar o en una nube, el MDM facilita su acceso desde diversos espacios y su fluidez es amigable y fácil. Las plataformas de datos cada vez son más y una buena gestión de datos hará más fáciles los procesos de migración.
   
   
9. Potencial para incrementar tus ingresos. El MDM, al ser una fuente de información realmente comprobable te brinda insights acordes a la actualidad que vive tu empresa o negocio. Al limpiar, transformar y hacer tus datos más precisos, estos toman valor, convirtiéndose en ganancias a partir del uso eficiente.
   
   
10. Mejora la calidad de datos. Quien trabaja con datos sabe que es más fácil operar con ellos cuando no hay data errónea (bad data), que es la inconsistencia, los obstáculos de fluidez, las múltiples fuentes de información o que no esté actualizada. Por ejemplo: si un usuario cambió su correo electrónico o si la denominación de una moneda es distinta como los dólares americanos y canadienses. Esta inconsistencia sin duda afecta la calidad de datos y manejarla adecuadamente es una de las mejores bondades del MDM.

Este listado resalta los más destacados beneficios, sin embargo, no son los únicos, pues es necesario comprender que la gestión de datos, al impulsarse de alta tecnología, su utilidad cada vez es mejor explotada.

MDM en la optimización de procesos en tu empresa

La dinámica en flujos de trabajo que requieren de una operación con grado de precisión importante es uno de los grandes retos de la actualidad y debes prepararte para superarlo. Para ello, nuestro Business Process Workflow Engine facilita la optimización y ejecución de procesos a partir de modelos BPMN (Business Process Modeling and Notation).

Conecta tu MDM con el BPMN con nuestra plataforma como un punto de partida;  al iniciar el modelado de un proceso de negocio a través de nuestro  Workflow Engine podrás establecer cada una de las etapas de tu proceso de negocio, asignar tareas y diseñar los formularios adecuados para recabar la información que requieres para tu manejo de datos maestros.

Las tareas ejecutables de tu proceso de negocio podrás realizarlas dentro de la misma plataforma, en la que cada equipo y sus integrantes podrán poner en marcha sus asignaciones  individuales y cumplir procesos de forma colectiva, de esta manera tienes la capacidad de manejar datos y permisos, producir los flujos de negocio y así alimentar los catálogos maestros, ayudándote a cumplir con la normatividad necesaria para tu MDM. 

Trabajar tus procesos de negocio sobre un modelo de tipo BPMN te da la posibilidad de visualizar un proceso total, así como los actores necesarios para la ejecución del mismo;  es una manera eficiente de asignar tareas en tu organización y de esta manera cumplir con procesos de negocio de principio a fin con el menor número de incidencias y con la facilidad de monitorear cada etapa.

Arkon Platform usa el BPMN, un modelo visual y universal para los procesos de negocio, que gracias a su simbología estandarizada permite a todo administrador de procesos sentirse familiarizado con el ambiente. Este módulo ha sido creado para ir más allá del diseño de procesos de negocio al permitir al usuario ejecutarlos en el mismo lugar.

El módulo de Business Process Workflow Engine de Arkon Platform te permite editar procesos de negocio, diseñar formularios, gestionar y ejecutar procesos, brindando así la capacidad de manejar datos y permisos para generar flujos de trabajo y alimentar catálogos maestros.

¿Cómo funciona la herramienta de BPM de Arkon Platform para la gestión de catálogos maestros? 

Otorga la función de crear workflows a través de la creación de diagramas de procesos de negocio para ser ejecutados e implementados en la operación de manera automatizada y rápida. Este es su paso a paso:

1. Crea y ejecuta workflows de negocio para automatizar los procesos de negocio en su operación diaria.
   
2. Otorga recomendaciones de los formularios al construir los flujos.
   
3. Controla los permisos de edición de workflows.
   
4. Valida y despliega rápidamente.
   
5. Implementa los cambios y ajustes que la operación necesita de forma rápida

Conectividad del modelo BPMN hacia el MD desde Arkon Platform.

Un caso de éxito en MDM 

La eficiencia de Arkon ha logrado una notable transformación en la gestión de catálogos de datos maestros con una empresa de CPG (Consumer Packaged Goods) de alcance nacional e internacional, que tiene presencia en 33 países y cuenta con más de 133 mil colaboradores.

La cantidad de procesamiento de datos que tiene una empresa de esta manufactura es muy basta, por lo que una buena gestión de información es indispensable. Con nuestra plataforma brindamos una solución en la gestión de catálogos maestros y los resultados de ello son el reflejo de un funcionamiento .

Resultados empresariales obtenidos a partir del uso de Arkon.

El presente del MDM es el futuro de tu empresa

Una excelente gestión de datos fortalecerá las bases del futuro en el universo empresarial siempre y cuando se haga acompañado de una gestión organizacional adecuada, así como también de expertos en la materia, quienes fungen como las mentes capaces de tomar decisiones y hacer análisis exhaustivos en beneficio de uno o más proyectos.

Detectar los puntos de dolor que puede tener una empresa no es tarea sencilla para quienes viven día con día los procesos internos, para ello, estar bien asesorado y recibir un servicio de consultoría es una forma más adecuada de arrancar la implementación de MDM.

En Arkon Data contamos con la experiencia, la tecnología y la plataforma de gestión de datos necesaria para comenzar a construir el camino hacia la transformación digital de las compañías. Sabemos las necesidades actuales del mercado y estamos dispuestos a ayudarte con un servicio de calidad y un producto capaz de brindarte la solución que buscas para la nueva era de tu negocio.