¿Dimensionas el valor de los datos de tu organización en el escenario digital en el que vivimos? Hoy se ha expandido su alcance ya que éstos son capaces de impulsar a las compañías si son bien gestionados. Pueden brindar un control sobre los números financieros, por mencionar algunos de sus beneficios, y también facilitan la experiencia de usuarios o clientes al momento de adquirir algún servicio o producto porque son capaces de registrar el potencial de estos últimos a partir de su comportamiento.

Sin embargo, hay un aspecto que puede olvidarse de los datos, su ADN, que son los metadatos. Esas características que pueden pasar inadevertidas debido al mismo rol que tienen ante los largos volúmenes de datos con los que los especialistas deben trabajar diariamente.

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos, por extraño que se lea, son los datos dentro de otros datos, y éstos funcionan para identificar determinadas características en los datos alojados en una base o sistema. Su misma esencia a menudo resulta en que no ocupen el foco principal, pues en un sistema de gestión de información éstos son una porción muy pequeña del conglomerado.

Estos pueden identificarse en el registro de algún archivo como el autor, fecha de creación o modificación, el peso, moneda, etc., y son la respuesta al quién, qué, cuándo, dónde, cómo y por qué de la información. Su importancia radica en que ellos son los encargados de hacerle saber a una base de datos si está estructurada correctamente o sí hay algo que no se está gestionando como debería; los metadatos están detrás de cada celda o campo, sin embargo, algunos usuarios no los tienen en cuenta porque no son quienes dan la cara, ellos están tras bambalinas y no en la puesta en escena de la obra principal.

Como consecuencia de su importancia, los metadatos impactan otras áreas, en ellos inicia el camino hacia la calidad de datos, pues permiten que estos últimos sean comprendidos y utilizados fácilmente. 

A partir de los metadatos, los científicos y analistas son capaces de ejecutar un trabajo más preciso ya que la información que está siendo administrada cumple con estándares que permiten a los equipos sacar más valor de los datos disponibles y no invertir tiempo en corregir o procesar errores.

Los beneficios de los metadatos son múltiples y es importante que conozcas cómo estos pueden revolucionar las operaciones y procesos de tu organización. Uno de ellos es la calidad, un área medular donde debes poner mucha atención y que más adelante profundizaremos en ella.

Tipos de metadatos

Para pensar en calidad, primero es necesario conocer los tipos de metadatos con los que trabajan los especialistas. A pesar de que existen múltiples tipos, éstos son los más determinantes.

• Descriptivos: Son aquellos que brindan contexto de los metadatos en cuanto a propietarios, fechas, títulos o tipos de datos. Son muy útiles para reducir tiempo en búsquedas.
• Estructurales: Incluyen información sobre cómo están organizados los datos. Responde a la localización del dato, su jerarquía y la estructura del archivo.
• Operativos¹: Permiten identificar datos a partir de cuándo fueron creados o transformados y de qué manera sucedió; asimismo, recaba el linaje, volumen y su estatus actual.
• Administrativos: Están enlazados directamente a los permisos; es decir, quién tiene acceso a esos datos, pero no descarta el tipo, autor y la fecha de creación.
• Técnicos: Abarca los tipos de datos dentro de una base de datos; incluye tamaño, forma y más especificaciones digitales como el tipo o esquema.
• Preservación: Forman parte de aquellos metadatos que son usados en la preservación de un objeto. Recaba información como quiénes son los propietarios o para qué se ha utilizado, y esto sirve para saber si no se ha corrompido el dato.
• Referencia²: Proveen información estadística y metodologías que son utilizadas para la recolección y generación de datos.

Al ejecutar los metadatos ocasionas que estos estén activos, una estrategia que te beneficiará en tus procesos de información, pues constantemente generan insights suficientes para que un equipo de operaciones o logísticas pueda alcanzar sus objetivos de forma optimizada.

Una vez que son reconocidos los metadatos por su tipo, hay que saber gestionarlos. Es aquí cuando toma un lugar el término de Metadata Management o gestión de metadatos; TIBCO la define como una disciplina de negocios donde se obtienen datos de los datos, además que dan significado a la información empresarial y valor para el uso de la misma. Lo anterior será el arma para alcanzar la calidad necesaria en los datos que resultará en un mejor desarrollo de tu compañía.

Metadatos y su influencia en la calidad de datos

Estandarizar tus datos es encontrar en ellos fiabilidad y precisión para que éstos se logren convertir en valor  a partir de una mejor calidad y así llevar a tu empresa a una zona donde compita con excelentes herramientas tecnológicas e información exacta.

En un escenario donde los datos asumen un rol importante, también influyen los metadatos. El Data Management puede llevar a conquistar el territorio de la calidad de datos, esto debido a que a partir de esa estrategia es cómo el equipo de TI detecta errores o falta en la información. Permear la importancia de los metadatos es el primer paso a dar en un organización y se debe resaltar el valor que brindan al interior de la misma.

¿En qué áreas impactan los metadatos?

• Descubrimiento: Los metadatos, al revelar información clave como formatos o patrones, ayudan a que el perfilado de datos fluya adecuadamente.
• Comprensión: El análisis de datos se da a partir de su entendimiento, en este caso los metadatos facilitan ese paso gracias a que evita lagunas en la información por su previa clasificación. 
• Limpieza: La ausencia de metadatos también es una señal que aporta a la detección de errores o datos faltantes, su presencia eficienta esta estrategia.
• Linaje: Seguirle la pista a los datos se vuelve una tarea más eficaz por la información que los metadatos le aportan a cada dato.

Para alcanzar la calidad que todo especialista en datos desea, también hay prácticas muy útiles que se deben llevar a cabo de acuerdo con The ECM Consultant. Para contar con metadatos confiables y precisos, toma en cuenta lo siguiente:

• Definir estándares y regulaciones con el fin de que todos los metadatos cumplan con lo establecido en los lineamientos organizacionales.
• Utilizar un solo documento para establecer el uso de etiquetas y palabras clave, las cuales deben ser limitadas.
• Crear un template de metadatos que funja como guía para determinar qué metadata debe estar disponible y cómo usarla.
• Asignar un responsable por área que se encargue de mantener actualizado el documento donde están asentadas las reglas del uso de metadatos.
• Desarrollar un flujo de trabajo capaz de asegurar que los metadatos registrados son los correctos.
• Rastrear las modificaciones de los metadatos y respaldarlas, considera que estos también pueden cambiar con frecuencia.
• Mantener siempre actualizados tus metadatos, así todo tu contenido estará al día y contarás con una productividad adecuada.
• Aplicar controles de calidad en cuanto a metadatos se refiere, esto debido a que la información se actualiza periódicamente y requiere cumplir con parámetros específicos.

Alcanzar los objetivos respecto a lo que hoy día involucra a los metadatos es viable porque existen plataformas que están optimizadas para conseguirlo. Las nuevas herramientas permiten etiquetar, definir estándares, asignar roles y permisos, mirar el linaje de la información, fechas, creadores, cambios, entre más funciones.

Una buena gestión de metadatos se puede traducir en el desempeño de un E-commerce exitoso, donde el cliente al escribir alguna palabra relacionada con el producto que desea recibe resultados acordes al mismo. Llevar esta práctica a un entorno interno también puede favorecer a tu compañía y a tus equipos, quienes podrían acceder a información sin contratiempos y así eficientar procesos.

Conclusión

Los metadatos son ese potencial que te permitirá convertir los datos en activos y así llevar a tu empresa hacia una óptima transformación digital. Estos tienen uno de los papeles con más alcance en la calidad de datos, pues como lo mencionamos en párrafos anteriores, permean otros departamentos o estrategias como la limpieza, el perfilado o la estandarización, que en conjunto aportan a que la calidad de la información sea la esperada tanto por agentes internos (stakeholders) como externos (clientes).

La gestión de metadatos es un área donde Arkon Data Platform destaca gracias a los apartados que están pensados para registrar metadatos, mismos que te permitirán administrarlos acorde a tus necesidades de trabajo. ¿Por qué no lo compruebas por ti mismo con nuestra demo?

¹ Zeenea, 2019.

² Eurostat, 2022.