Automatización de metadatos: ¿Cómo usarlos a tu favor para impulsar tu empresa?

¿Qué tanta atención le pones a las características de los productos que adquieres en el súper?

Si eres muy atento a los detalles, incluso la decisión de tu compra puede tomar más tiempo o llevarte a comparativas con otros de la misma categoría.

Pensemos en un escenario en el que estás por llevar a casa un jabón de tocador que viste en la sección de productos de higiene personal, y además de la indecisión que te causa el aroma, te fijas en el gramaje, la fórmula con la cual está elaborado, si aporta al cuidado de tu piel, entre otros factores; todo eso lleva a cuestionarte si estás decidiendo correctamente o si es mejor elegir otra marca u otro jabón.

Toda esa información influirá en tu decisión e incluso en la salud de tu piel, y aunque no lo creas, algo similar sucede con los datos, que simultáneamente producen información descriptiva de si misma, metadatos, y éstos se generan en cantidades exponenciales, factor que podría afectar a la salud de tu empresa si no hay una automatización de metadatos acorde sus necesidades.

De acuerdo con una investigación realizada por Gartner, sus clientes gastan más del 90% en la preparación de datos, que posteriormente se utilizarán en campos específicos como analítica avanzada, ciencia e ingeniería de datos. 

Si eres de los que desea optimizar la gestión de metadatos y su impacto en otras áreas de tu empresa, aquí te compartimos información para que las decisiones de negocio que tomes estén sustentadas respecto a confiabilidad y precisión.

Optimización de metadatos

La cantidad de información que se genera alrededor de las operaciones de una empresa cada vez es más grande ante el crecimiento en el uso de herramientas digitales, sin embargo, la cantidad no es el único factor con el que trabajan las áreas, tanto internas como externas de una organización. Además, existe una variedad de formatos que complementan los datos, y a su vez éstos son generados a velocidades que están fuera del control humano.

Los metadatos, al ser tan dinámicos, ponen en una situación retadora a los especialistas que trabajan con ellos cuando desean extraer valor de los mismos, que puede ser utilizado para el beneficio de los departamentos de la compañía o de los mismos stakeholders como piedra angular hacia la construcción de una estrategia, y como consecuencia a una decisión tomada.

Sin embargo, gestionar los metadatos de los datos no es un proceso que deba tomarse a la ligera. Controlarlos requiere de un proceso de automatización, mismo que facilitará la generación de beneficios como la reducción de tiempo en el etiquetado, su catalogación y relación con otros datos. Esto, como un paso final, permitirá que se obtengan insights precisos, que de otra forma sería un proceso desalineado y lento.

A continuación, profundizaremos en esos beneficios, que pueden ir desde algo más simple como la democratización de la información, hasta algo más complejo como lo es el gobierno de datos.

Beneficios de la automatización de metadatos

Los metadatos, al proporcionar información a detalle se convierten en un activo más de las compañías, pues estos describen lo que hay alrededor de los datos y brindan contexto sobre el proceso que ha acompañado a los mismos; es decir, brinda especificidad y responden a las preguntas qué, cómo, cuándo, dónde o quién está detrás de los datos. Esto puede incluir alguna categorización, etiquetas, lugar de almacenamiento, descripciones, modificaciones, accesos y más.

Todos los elementos anteriores son los que en conjunto traen beneficios tangibles a las áreas y especialistas en datos de tu organización. Estos son los de mayor impacto:

• Mejora en calidad de datos: Gracias a que los metadatos contienen información clave, es posible detectar de manera más fácil aquellos datos incorrectos o incompletos.
• Democratización de datos: Con el uso de metadatos, el acceso a la información se vuelve más fácil, lo que buscas es lo que encuentras, y así se establece un lugar donde se pueden hallar datos y trabajar con ellos.
• Terminología unificada: el cuidado de los metadatos permite que todos tus datos estén unificados con una terminología en favor de los procesos; es decir, un glosario de negocio.
• Gobierno de datos: los metadatos, al poseer detalles sobre quién trabaja con los datos, permiten conocer sus especificidades como el acceso y las políticas con las que están relacionados. Esas políticas pueden abarcar el uso, conexión, seguridad o linaje.
• Linaje de datos: los metadatos, si están bien estructurados, son capaces de crear una relación entre la información pasada o actual, y así conocer el vínculo que hay entre ellos.

Por otra parte, si la gestión de metadatos logra automatizarse, las probabilidades de fallar bajan considerablemente con acciones como el etiquetado, la generación de vínculos y catalogación en grandes volúmenes de datos, algo que para el esfuerzo humano representa una tarea muy compleja.

Automatizar tu gestión de metadatos te dará mejores resultados en los tiempos de respuesta de procesos, reportes, análisis y la toma de decisiones relacionadas. Facilita los flujos de procesos gracias a todas sus ventajas.

No obstante, aquí no finaliza la información acerca de la automatización de metadatos. Existen tipos y los desglosamos en el siguiente apartado.

Caso de uso: ¿Cómo se utilizan los metadatos?

Actualmente hay diferentes opciones a implementar y así sacar provecho de la automatización de metadatos. Conocerlos y analizarlos para ejecutar el que más se ajuste a tus necesidades es el camino adecuado en el mundo digital y empresarial en el que te encuentras.

• Machine Learning: esta tecnología y la automatización de metadatos pueden trabajar de forma muy estrecha debido a que la primera utiliza la información de los últimos para conectar, entender y eficientar la organización de datos.
• Procesamiento de lenguaje natural: es un amigo de la inteligencia artificial, y ayuda a la automatización y extracción de información valiosa que hay dentro de documentos con texto como correos electrónicos, documentos, sitios o redes sociales.
• Análisis de imagen y video: los materiales multimedia, al contar con etiquetas y palabras clave en sus metadatos, se convierten en elementos a los cuales se puede acudir para crear, actualizar bases de datos y decidir sobre la eficiencia de un contenido.

Los 3 elementos señalados son diferenciadores en un mercado que cada día es más competitivo y donde tú y tus equipos deben mantenerse al día en innovación o soluciones.

Sin embargo, para alcanzar tus objetivos es importante contar con herramientas que faciliten tus procesos de negocio y por ello debes elegir inteligentemente la plataforma que te acompañará en la transformación de tu empresa.

¿Qué buscar en una plataforma de automatización de metadatos?

Para hacer efectiva la automatización de metadatos, inicialmente deberás elegir la plataforma adecuada que te lleve a hacer más efectiva y eficaz tu estrategia, una que te guíe hacia la resolución de problemas y así reducir costos o afianzar la seguridad de tu información. Si el siguiente listado atiende a ello, estás por tomar la decisión correcta:

• Capacidad para mantener siempre los metadatos actualizados.
• Competencia para identificar automáticamente similitudes, resolver discrepancias y detectar relaciones entre otros datos.
• La herramienta permite la escalabilidad en cuanto a la cantidad de datos y usuarios que tiene la organización.
• Enriquece datos a través del descubrimiento, etiquetado y calificación de usuarios.
• La plataforma es rentable y proporcionar un buen retorno de la inversión.
• Ofrece un equipo de soporte al cliente y capacitación para ayudar a la organización a implementar y usar la herramienta efectivamente.
• Identifica de dónde procede la información; es decir, linaje de datos.
• Mantiene actualizados los metadatos, lo que lleva a la automatización mediante vías como Machine Learning e inteligencia artificial.
• Da soporte a las reglas de negocio con visibilidad e identificación de violaciones.
• Posibilita el intercambio de metadatos a través de herramientas de terceros.

Como puedes observar, contar con un plan sumamente detallado sobre cómo ejecutar la automatización de metadatos en tu empresa es un gran diferenciador entre hacerlo bien y hacerlo con excelencia. Cuando lo lleves a cabo, lo más recomendable es establecer metas, revisar el estado actual de tus datos y sus metadatos , los recursos que necesitas para ello y el alcance que deseas.

Una vez implementado, es necesario voltear a ver el desempeño de la estrategia, medir KPIs y obtener métricas confiables, mismas que te guiarán sobre la rentabilidad del proyecto a partir del retorno de inversión, o bien hacer algún ajuste sobre la marcha.

Además, emprender este camino implica mantener tus metadatos actualizados o hacerles un análisis periódico. A continuación, te platicamos más de este concepto: metadatos activos.

¿Qué papel juegan los metadatos activos?

Seguramente, por el bien de tu empresa, hay procesos e información que se revisa periódicamente para conocer si se están haciendo correctamente o no, y así como esto, en los datos, esta práctica también existe y se le conoce como Active Metadata.

El Active Metadata es, en palabras de Gartner, el análisis contínuo de todos los datos disponibles entre usuarios, gobierno, arquitectura, sistemas y reportes. Estos mantienen con vida todo tu ecosistema de información, que se traduce en la confianza en los datos y un retorno de inversión favorable.

Si en este momento te estás preguntando cómo se relaciona la automatización de metadatos y los metadatos activos, acá creamos un contenido que te cuenta más a detalle sobre este tema.

No queremos finalizar esta sección sin ponerte en perspectiva sobre la importancia de los metadatos y cómo algunas compañías los han sabido aprovechar, siempre en favor de potencializar la empresa.

En el caso de Netflix, para determinar qué imágenes de portada tienen un mejor impacto en la reproducción de sus contenidos, hacen pruebas de las mismas pero con diferentes parámetros. Aquí, el uso de metadatos es fundamental, pues cada una contiene distintas características como la corrección de color, el tratamiento del título, tamaño, entre otras. Al final, la imagen que arrojó los mejores resultados en reproducción de una serie o película, es la que estará en la plataforma a nivel mundial. Lo sabemos, ¡es impresionante!

Conclusión

El caso que te presentamos es el claro ejemplo de cómo los metadatos actualmente sí son un diferenciador en el mundo de los negocios. Por ello, te invitamos a hacer parte de tus estrategias empresariales a los metadatos porque pueden brindarte un panorama completo de lo que está haciendo tu empresa, pero también te ayuda a competir y poner la mirada en el futuro de la digitalización.

La automatización de metadatos es algo que ya impulsa a miles de organizaciones, ¿por qué no hacerlo en la tuya? En Arkon Data contamos con una plataforma eficaz que te ayudará a automatizar el estado de tus metadatos y así mantenerlos vigentes para que se conviertan en uno de tus principales activos de negocio.