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- Catálogo de datos
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Hoy en día, una de las prioridades más grandes de las empresas es asegurar un desarrollo óptimo con la organización de sus datos. Afortunadamente, el migrar procesos a un entorno digital se está volviendo tendencia, ya que así pueden utilizar diferentes herramientas para estructurar su información y así potenciar la evolución de las empresas. A pesar de esto, varias organizaciones no dan el siguiente paso en la gestión de sus operaciones, por más intuitivo que pueda parecer: aquí es donde entra en juego la gestión de catálogos maestros.
Comencemos por definir los términos: un catálogo de datos es una recopilación de datos priorizados que proporciona una visión general de la información para cualquier empresa. Según Talend, “también automatizan la gestión de metadatos y lo hacen colaborativo”, lo que significa que es una herramienta sinérgica para contextualizar el estado actual del negocio. En este sentido, un catálogo de datos maestros cumple el mismo propósito que uno genérico, con la diferencia que contiene los datos más críticos para la organización, que pueden ser proveedores, empleados, productos, entre otros. Para comprender su verdadera importancia, veamos qué desafíos ayuda a superar, qué tipos de datos maestros existen y cómo puedes comenzar a administrar sus catálogos maestros.
Tipos de datos maestros
Las empresas generan grandes cantidades de datos todos los días, los cuales, desde que se crean, suelen almacenarse indistintamente o se administran de manera deficiente. Para las empresas es de suma importancia distinguir la relevancia de cada fragmento de información, por lo cual existe una clasificación de diferentes tipos de datos maestros. Hay, al menos, 4 categorías:
Colaboradores
Estos incluyen a las personas con roles asignados, como clientes, empleados y proveedores, entre otros, incluidas las alianzas con demás empresas participantes. Éstos son considerados una de las partes más importantes para cualquier empresa, ya que son las personas que impulsan la mayoría de las operaciones comerciales, ayudan a tomar decisiones y brindan información valiosa para el crecimiento y para identificar los puntos débiles por abordar.
Productos
Cuando hablamos de productos, no nos referimos a los bienes o servicios que ofrece la empresa, sino a los equipos, materiales, medios y elementos relacionados con las actividades comerciales para la operación del día a día. Es importante realizar un seguimiento de ellos ya que son herramientas críticas para hacer el trabajo y son comúnmente utilizadas por los colaboradores mencionados anteriormente.
Finanzas
Hacer un seguimiento de las actividades y estructuras financieras es primordial para comprender cómo la empresa distribuye y aprovecha las inversiones, qué necesidades se avecinan y qué se puede hacer para mejorar los activos, las cuentas y los documentos relacionados con el financiamiento del negocio. Sin un registro de las actividades financieras, es muy probable que las organizaciones no se desarrollen.
Locaciones
La ubicación se refiere al lugar que actúa como centro de reunión de los colaboradores para organizar y almacenar información sobre la organización. Esto involucra a las ubicaciones físicas donde se llevan a cabo las actividades comerciales o donde la administración principal guarda equipos y documentos primordiales. Es fundamental realizar un seguimiento de ellos debido a las sucursales, instalaciones, tiendas y emprendimientos que pueden surgir durante el desarrollo de la empresa.
Tipos de datos maestros
Aunque diversos autores y empresas puedan tener diferentes clasificaciones de los datos maestros, éstos pueden agruparse en las categorías antes mencionadas, debido a la gran importancia que tienen dentro de las empresas.
El siguiente paso es determinar por qué los datos maestros son tan importantes para el control y el desarrollo empresarial. ¿Qué beneficios puede traer clasificar y priorizar dicha información? ¡Vamos a averiguarlo!
¿Qué puedes resolver con la gestión de catálogos maestros?
Cuando se habla del desarrollo de una empresa, se deben mencionar los retos a los que se enfrentan durante este proceso, los cuales suelen involucrar las decisiones de administradores y partes interesadas para trazar el camino a seguir hacia el futuro de la empresa. En este sentido, contar con un catálogo maestro bien administrado ayudará a resolver la mayoría de los siguientes problemas:
Mejorar la calidad de datos
La información, al generarse y almacenarse, puede sufrir transformaciones no deseadas si no se encauza desde el inicio. Algunos de los problemas que se pueden encontrar son la redundancia de datos, en donde la información se repite, derivando a la incertidumbre sobre si lo que refleja es correcto o no. También suele ser frecuente la inconsistencia de datos gracias a la falta de estructura y prioridad que no se le da, lo que genera duplicaciones, campos faltantes e información codificada, entre otros problemas.
Estos problemas se pueden evitar desde el principio con un sistema bien implementado de gestión de catálogos maestros. Gracias al buen uso que se le da a los datos con este proceso, se vuelven inmunes a cualquier inconsistencia que pueda aparecer, lo que hace que sean significativamente más fáciles de consultar y administrar.
Mayor control sobre los datos
Tener información dispersa en diferentes fuentes resulta en una gran pérdida de tiempo y recursos para encontrar y usar los datos de la forma requerida lo que, en última instancia, conduce a un crecimiento incontrolable de silos y pantanos de datos, haciendo que la información sea difícil de aprovechar y casi imposible de rastrear.
Al optimizar y hacer un seguimiento de la evolución de tus recursos a través de la gestión de catálogos maestros, podrás obtener un control completo sobre tus datos, dejándolos listos para visualizarlos, consultarlos y utilizarlos reduciendo significativamente los tiempos de búsqueda y limpieza.
Optimización de recursos
Según Oracle, “el concepto de catálogo de datos se ha vuelto popular debido a las cantidades cada vez más grandes de datos que ahora se deben administrar y acceder”. Cuando las empresas se expanden y crecen, sus procesos necesitan adaptarse a las nuevas necesidades de la empresa para seguir funcionando. Esto significa que necesitan optimizar no solo la forma en que administran sus procesos, sino también sus datos.
Una forma de optimizar el uso de los datos maestros es a través de un sistema de gestión de catálogos. En su artículo, Oracle señala que un buen catálogo de datos debe ofrecer y facilitar la búsqueda y el descubrimiento, la recolección y la selección de metadatos, la automatización de procesos a través de la inteligencia de datos y brindar capacidades de clase empresarial a las organizaciones.
Beneficios de aplicar una gestión de catálogos maestros
En este sentido, la gestión de catálogos maestros no solo ayuda a recopilar la información más crítica de tu empresa, sino que también permite realizar un seguimiento y control sobre tus datos para visualizar y consultar si son de calidad óptima para hacer uso de ellos. Estas mejoras pueden, en consecuencia, conducir a otros beneficios de gran escala, como lo sería llegar a una inteligencia de negocio.
Si estás listo para comenzar un sistema de gestión de catálogos maestros, da el primer paso con nosotros: habla con uno de nuestros expertos en datos para guiarte a través de las soluciones que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa para lograr un manejo exitoso de tu información.
Gestión de catálogos: el inicio hacia la inteligencia de negocios
Para entender la relación entre gestión de catálogos (Catalog Management) e inteligencia de negocios (Business Intelligence), primero debemos comenzar por definir qué son. En cuanto al Business Intelligence, de acuerdo con TechTarget, es un proceso tecnológico que tiene como fin analizar datos para obtener información procesable.
La inteligencia de negocios es un cúmulo de procesos que guía a las empresas a tomar decisiones sustentadas en metadatos de gran valor. Para alcanzar estas decisiones, las empresas hacen uso de los datos desde el momento que los reciben o crean hasta su etapa final, y para explotarlos se utilizan técnicas y herramientas optimizadas que buscan alcanzar uno o más objetivos.
El reto que asume el Business Intelligence es transformar los datos en información de valor a partir de un análisis profundo y comprensión de su utilización antes y después de procesarlos. El camino inicia desde la creación de datos, continúa en su registro y extracción para pasar por el análisis y limpieza; estos últimos pasos son realizados con aprendizaje automático (machine learning) o inteligencia artificial. Finalmente, se presenta la etapa de visualización o uso y depende enteramente del objetivo de negocio que se tenga en la actualidad.
Respecto a lo anterior mencionado, ¿cómo se relacionan los catálogos maestros con la inteligencia de negocios? Cuando los datos se vuelven la prioridad de las empresas, éstos necesitan de técnicas especializadas para encontrar precisión y alistarlos para su uso final. Bajo esta idea, entre más técnicas intervengan para seleccionar, extraer, limpiar, mejorar y utilizar datos maestros, más cerca se está del Business Intelligence. Ambos términos están relacionados debido a la optimización de procesos y construcción de datos.
Administrar y priorizar datos maestros es acercarse a los objetivos empresariales a partir del Business Intelligence, no es lo único, pero sí un gran avance.
¿Cómo se relacionan la gestión de catálogos con el gobierno de datos?
Otra de las ventajas de la gestión de catálogos maestros es la relación que tiene con otros procesos dentro de las empresas, en los que sirve como engranaje para seguir avanzando hacia un BI. Nos referimos al gobierno de datos (Data Governance) y su relación directa con el manejo de catálogos. Para comprender mejor su involucramiento, es necesario señalar que el gobierno de datos es una serie de procesos que ayudan a asignar roles, evaluar, planificar y monitorear actividades relacionadas con los datos, para lograr una definición de reglas y prácticas para mantener los procesos de negocio funcionando sin problemas.
Gracias al Data Governance las empresas pueden establecer una estrategia sólida para garantizar el cumplimiento de políticas y normas, estandarizar y controlar la calidad y los procesos que se llevan a cabo en toda la organización, lo que incluye a las alianzas y los inversores.
La forma en que actúan entrelazados es al especificar y determinar los datos a priorizar y catalogar. Es así como se vuelve necesario tener reglas y prácticas establecidas que dictarán qué y cómo se manejarán los datos. A través de las normas establecidas vía Data Governance, cualquier empresa puede asegurar la correcta adjudicación de los roles y responsabilidades del funcionario que canalizará los datos a gestionar. Los catálogos maestros se crean gracias a la definición de cuáles datos son críticos para la empresa, cuestión que se puede establecer a través de un proceso de gobierno. En este sentido, a través de la mejora de los procesos, los datos pueden ser priorizados y seleccionados para formar parte de los catálogos maestros de la empresa.
¿Cuál es el primer paso de implementación?
Durante cualquier etapa del desarrollo de las empresas, es importante considerar cómo evolucionarán los procesos internos para aplicar la estrategia necesaria. Dicho esto, es importante evaluar si los datos de tu compañía tienen un nivel de madurez óptimo para emprender un proceso como la gestión de catálogos maestros. Es por eso que recomendamos realizar esta evaluación de madurez de datos para tener una visión general rápida del estado actual de tu información.
Y, como este es un proceso que debe ser manejado por expertos en la materia, con la ayuda de nuestro equipo, podrás descubrir lo que realmente necesita tu negocio. Podemos ayudarte con las siguientes soluciones:
- Integración de datos. Con nuestro equipo de DataOps, realizamos extracciones de Oracle Cloud, transformamos datos de acuerdo a las necesidades y migramos a la nube, entre otros.
- Gestión de catálogos. A través del mapeo, limpieza y optimización de procesos, centralizamos tu información, mejorando así la gestión de catálogos maestros.
- Analítica avanzada. Logramos un análisis robusto de todos los datos a través de métodos estadísticos y de predicción, como el aprendizaje automático y los modelos analíticos predictivos.
- Gobierno de datos. Alcanza un control de accesos de alto valor a la información con nuestros permisos para gestionar el ingreso para visualizar y consultar los datos.
- Gestión de Big Data. A través del modelado de información lograrás una calidad de datos óptima para llevar a cabo la monetización de información.
Gracias a Arkon Data Platform, permitimos que las empresas aprovechen sus datos y procesos comerciales a través de una infraestructura robusta y una interfaz diseñada para ser de uso fácil. Con nuestras funciones de administración de datos, podrás integrar y administrar toda tu información con la ayuda de nuestras soluciones personalizadas y nuestro equipo de expertos, todo en un solo lugar.
Ahora que ya conoces la importancia de implementar un sistema de gestión de catálogos maestros, ¿estás listo para dar el siguiente paso para aprovechar tus datos? Pónte en contacto con nuestros equipos de expertos, quienes atenderán tu llamada para comenzar un viaje para elevar la inteligencia organizacional con Arkon Data.
