5 señales que indican si tu empresa necesita Data Management

Día con día, el mundo empresarial va tomando más conciencia sobre la importancia de la migración de sus procesos a lo digital; entre éstos se encuentra el manejo de los datos maestros que se producen a diario. Gracias a que los estándares actuales exigen al sector empresarial entrar al mundo digital y tecnológico, es necesario contar con las herramientas necesarias para afrontar los nuevos retos del manejo informático a gran escala: en vez de almacenar incontables carpetas con información difícil de procesar, ya existen métodos de organización digital que realizan todo un vaciado de manera automatizada, lo que representa un elemento más para ir un paso adelante de la competencia.

Por supuesto, estamos hablando específicamente del manejo maestro de datos, mejor conocido en inglés como Master Data Management (MDM).

La gestión de datos maestros es un proceso que permite manejar y clasificar la información más relevante de una organización a través del descubrimiento, limpieza, sincronización, unificación y usabilidad de esos datos maestros. Una buena implementación de MDM permite tener un repositorio central con los datos más críticos bajo las reglas, estrategias de ventas, operaciones y políticas de la empresa: el MDM abarca herramientas y técnicas dirigidas a organizar y priorizar los datos que, frecuentemente, se encuentran fragmentados en distintos sistemas, lo que los hace difíciles de manejar y aprovechar.

De acuerdo a Gartner, “muchas organizaciones consideran el MDM como solución gracias a la promesa de una visión confiable de todos los datos críticos”, lo que deriva en que el MDM termine formando parte esencial para el desarrollo de las empresas Data-driven. En este artículo hablaremos sobre la importancia de la gestión de datos maestros y sobre algunas señales que indican una necesidad de mejora a través de este proceso.

Componentes de los datos maestros.

Señales para saber si tu empresa necesita MDM

Si alguna vez te has preguntado sobre la necesidad de implementar un proceso MDM en tu empresa, aquí te dejamos una reflexión: los datos son parte crítica para el valor de cualquier compañía, independientemente del número de colaboradores, de stakeholders y ubicaciones que tenga. En pocas palabras: en esta era digital, los datos se han vuelto una fuente vital para fomentar el desarrollo de las organizaciones. En este sentido, revisemos cuáles son algunas señales que indican si hay oportunidades de desarrollo en tu compañía, las cuales pueden llevarse a cabo a través de la implementación del MDM. ¿Crees que tu organización atraviesa por algunos de los siguientes puntos?

1. La mala calidad de datos impacta a tu empresa

De acuerdo a una encuesta realizada por Gartner, “las organizaciones creen que la mala calidad de sus datos les ha costado, en promedio, $11.8 millones de dólares”, lo que significa que los datos deficientes no solamente afectan las actividades del día a día, sino también afectan, en gran medida, al área financiera.

Si el tener que lidiar con encontrar la información correcta para darle uso es un hábito dentro de tus procesos, es un síntoma claro de una mala calidad de datos. Pero, ¿la deficiencia en datos qué implica? Para ponerlo en perspectiva, una buena calidad de datos involucra tener información precisa, consistente, limpia y apta para su uso sin errores, duplicados, campos vacíos, registros desactualizados, formatos desestructurados, entre otros. 

La mala calidad en datos suele impactar a casi —si no es que a todas— las áreas que hacen uso de la información. Por ejemplo, el equipo de marketing necesita tener datos precisos para planear campañas, los equipos financieros deben saber con exactitud cuánto se ha invertido en la empresa y cuánto se ha perdido, entre otros usos importantes. Si los datos carecen de calidad, el desarrollo de cualquier empresa se verá afectado directamente.

Un proceso de gestión de datos maestros asegura que la información sea consistente desde el momento en que se crea hasta el momento en que se use para propósitos ulteriores, a través de herramientas especializadas y de automatizaciones para identificar errores desde una etapa temprana.

2. Los catálogos de datos maestros no se priorizan en la empresa

Todos los datos son útiles en cualquier momento requerido, pero no todos pueden ni deben tener la misma relevancia para la empresa. Por ello existen los catálogos de datos maestros: éstos son compilaciones de información esencial para la organización; representan un papel muy importante dentro del desarrollo de los procesos de negocio, para crear nuevas estrategias de marketing, para identificar a los clientes más afianzados, para establecer las siguientes metas comerciales, etcétera.

Cuanto la información es tratada sin distinción, puede derivar en su mal uso debido a la naturaleza misma de los negocios: se vuelve casi imposible identificar qué datos son útiles para cualquier proyecto, mientras que la verdadera información valiosa se encuentra dispersa en diferentes bases, sin tener manera de ser consultada.

Con un proceso MDM siempre será posible identificar y almacenar la información más valiosa para la empresa en catálogos especializados, lo que conduce a una optimización de procesos generalizada.

3. Los recursos y el tiempo no son aprovechados en la empresa

Las empresas usualmente comienzan a manejar sus datos en modelos híbridos, lo que implica que la información es capturada tanto de manera manual como automatizada. Pero, cuando las compañías tienen un crecimiento constante, se vuelve todo un reto mantener registro de los nuevos volúmenes de información, lo que provoca que se tenga que invertir en recursos y se utilice mucho tiempo para intentar retomar el control. Para manejar las grandes cantidades de datos que van surgiendo, es necesario automatizar muchos de los procesos involucrados a partir de su captura, hasta su almacenamiento y su uso. Esto, en consecuencia, ayuda a ahorrar tiempo y reenfocar esfuerzos e inversiones relacionadas con actividades comerciales de mayor rentabilidad.

Al implementar una estrategia MDM, podrás aplicar técnicas Data-driven para automatizar tantos procesos como sea necesario para aumentar la eficiencia, precisión y disminuir errores humanos, a la par que se reducen drásticamente los tiempos de producción.

4. Los datos de tu empresa están esparcidos en muchas fuentes

Conforme el volúmen de datos aumenta, es natural querer implementar nuevas formas de guardar información: una de las soluciones inmediatas es querer adoptar distintas bases de datos, lo que puede resultar rápidamente en la pérdida de control de la información, y más aún cuando toma diferentes formatos dependiendo de su almacenamiento. Esto afecta directamente a las operaciones que realizan consultas por lo difícil que se torna buscar la información correcta en el lugar adecuado, sin mencionar el uso considerable de tiempo que toma hacer la búsqueda. Del mismo modo, tener la información desorganizada deriva a una mala calidad de datos, la cual afecta las actividades del día a día y altera los datos previamente recopilados, entorpeciendo así los demás procesos críticos dentro de la organización.

En ese sentido, las compañías que almacenan sus datos en múltiples plataformas   deben considerar la alta demanda de disponibilidad y accesibilidad a la información: las compañías necesitan una sola fuente de verdad en la cual confiar, y es aquí en donde el MDM entra en juego.

Un proceso MDM garantizará mantener una integridad de datos a través de las distintas bases de datos y creará una sola fuente de verdad con información relevante. Este proceso ayuda a mejorar la calidad de la integración de la información al planificar con detalle de qué manera se almacenarán los datos a través de una estrategia específica, siempre con un acercamiento Data-driven y con una implementación progresiva.

5. Las decisiones suelen tomarse a ciegas en la compañía

Tomar una decisión puede llegar a ser una de las partes más difíciles de llevar una empresa: siempre puede resultar en el éxito o fracaso de la compañía. En este sentido, es un tema que no puede tomarse a la ligera. Las decisiones deben estar basadas en hechos y no completamente en la intuición —la cual suele respaldarse en la experiencia y conocimiento— gracias a que los datos contienen información relevante para la toma de decisiones.

Si los datos no tienen calidad, si no son priorizados, si están esparcidos y desorganizados, el tomar una decisión bajo estas condiciones representará un riesgo significativo para cualquier empresa, y, si es algo que sucede frecuentemente, los problemas llegarán tarde o temprano.

Es por esto que el MDM, al abordar los problemas anteriores, puede garantizar una práctica adecuada en el manejo de los datos, desde el momento en que son creados o recolectados hasta su consulta.

Cómo mejorar tus procesos de negocio con MDM.

Quizá no estés tan seguro de si estos problemas puedan ser abordados únicamente con un proceso MDM, o quizá tu negocio está atravesando por otro tipo de retos que, de igual manera, deseas erradicar.

Para resolver todas tus dudas, puedes hablar con nuestro equipo de expertos para ayudarte a superar estas dificultades con soluciones de manejo de datos para ejecutar una estrategia eficiente y duradera.

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¿El MDM realmente es útil para tu empresa?

Mientras que el MDM sí forma parte crítica para el crecimiento de empresas en desarrollo y ya establecidas, es importante determinar si una compañía se encuentra lista para implementar herramientas como la gestión de datos maestros, o incluso si es la solución más adecuada para lo que enfrenta hoy en día. A veces es más una cuestión de gobierno de datos o procesos de negocio que de MDM; por ello, es importante consultar si tu organización está en las condiciones óptimas para implementar esta estrategia.

En este artículo, Gartner señala de manera precisa que existen tres pasos previos para determinar si el MDM es el mejor acercamiento para abordar estas cuestiones, los cuales mencionamos a continuación.

Evalúa si tu negocio está listo

Incluso si estás batallando con alguno —o varios— de los problemas enlistados anteriormente, aún hay un paso previo a implementar una estrategia MDM, y éste es determinar si la empresa se encuentra en un nivel óptimo de madurez de datos, y si se encuentra en “el nivel correcto de soporte ejecutivo requerido para la colaboración entre organizaciones”.

Quizá te estés enfrentando a situaciones relacionadas a la falta de MDM, pero es vital evaluar antes si existe una cultura empresarial lo suficientemente fuerte para mantener cualquiera de los cambios que pudieran aplicarse con una estrategia nueva para que dé los resultados esperados.

Aquí tenemos un  test de madurez de datos que puedes realizar para tener un primer vistazo en cuanto a la preparación de tu empresa para tomar el primer paso.

Establece una solución a medida

A pesar de que las situaciones anteriormente enlistadas pueden ser alarmantes, es mejor dar un paso a la vez antes de determinar hacer cualquier cambio: asegúrate que tu necesidad no solamente sea tecnológica, ya que solamente implicaría llevar a cabo un proceso de reingeniería y mejoramiento de los procesos actuales. Esto sucede comúnmente gracias al desarrollo natural de las empresas: las actividades que antes podían ser consideradas vitales podrían representar ahora procesos muertos, y viceversa.

También deberás considerar si una solución más enfocada encaja con los resultados que estás buscando: la mejor decisión a tomar en esta situación es determinar una solución adecuada para una resolución a largo plazo.

Mantén en la mira los beneficios a largo plazo

En algún punto del desarrollo de cualquier empresa para ser Data-driven, el MDM se vuelve gradualmente elemental para lograrlo. Al tener siempre en consideración los beneficios de migrar los procesos a un ambiente digital, comenzarás a crear una base sólida de desarrollo hasta que llegue el momento de adoptar nuevas estrategias como lo sería el MDM. Algunos de los beneficios tangibles de esto serían:

1. Una sola fuente de verdad para los datos maestros.
2. Mejora en las estrategias de marketing.
3. Flujos de datos precisos.
4. Mejoramiento de los procesos de negocio.

Al final, el MDM ayuda a garantizar el éxito de una empresa a largo plazo gracias a su forma de operar.

Pasos previos a un MDM.

¿Deberías comenzar a implementar un MDM?

Para resumir, la gestión de datos maestros (o MDM) es una serie de técnicas que apuntan a lograr un correcto manejo de los datos maestros a través de su descubrimiento, conectividad, limpieza, sincronización, unificación, usabilidad, seguridad y lanzamiento. El MDM previene que suceda lo siguiente:

1. Mala calidad de datos.
2. Datos sin priorizar.
3. Pérdida de tiempo y recursos.
4. Demasiadas fuentes de datos.
5. Toma de decisiones a ciegas.

Mientras que el MDM es un proceso vital para implementar durante cualquier fase de desarrollo de una empresa, y debido a la importancia que tiene dentro de las mismas, es elemental que sea manejado por equipos de expertos para trazar una secuencia elaborada de pasos a seguir. En este sentido, es esencial considerarlo como algo que se ejecuta continuamente: no debe confundirse con una implementación única, sino con una progresión de por vida que evolucionará junto con la organización.

Es por eso que recomendamos ampliamente evaluar si el MDM es la mejor opción para mejorar los procesos de negocio o si existe otra más adecuada. Estos son los 3 puntos a considerar antes que nada:

1. Evalúa si tu negocio está listo.
2. Establece una solución a medida.
3. Mantén en la mira los beneficios a largo plazo.

Si deseas determinar la mejor solución para optimizar tu empresa, llegaste al lugar indicado: en Arkon Data tenemos equipos de científicos e ingenieros de datos expertos en determinar el siguiente paso a tomar hacia la mejora de tu empresa con nuestros productos de datos: Arkon Data Solutions y Arkon Data Platform.

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Nuestras soluciones de datos abarcan la realización con éxito de los procesos ETL, minería y migración de datos, implementación de pipelines, y el asegurar un óptimo nivel de madurez de datos para tu organización.

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