El gobierno de datos o Data Governance es un conjunto de procesos para gestionar, utilizar y controlar la información de una empresa u organización. Además, desempeña un papel elemental en el ambiente empresarial ante la captura masiva de información proveniente de múltiples fuentes y es aquí donde esa gobernanza apoya a controlar riesgos, a obtener el máximo valor de los datos e incluso reducir costos.
Asimismo, entre sus principales objetivos está el orientar, coordinar y definir reglas para la recolección, creación, y uso de los datos de una empresa. Para entender más todo lo que envuelve al gobierno de datos te invitamos a descargar el siguiente material: «10 puntos clave para entender qué es el gobierno de datos y por qué es importante para tu empresa».
Uno de los elementos que hacen que un gobierno de datos sea efectivo es el framework. Un marco de trabajo o framework en el gobierno de datos es el equivalente a la brújula para el capitán de un barco y te explicamos por qué. Para que la gobernanza de la información pueda capitalizarse con éxito y llegar a puerto requiere de un marco de referencia para que el proceso sea capaz de dar respuesta a las dudas y resolver los problemas que pudieran surgir durante el transcurso y elaboración de tareas del mismo.
El framework es un modelo sobre cómo se trabajará la información, es ese respaldo dentro de las organizaciones que indicará cómo deben de administrarse los datos de acuerdo a lo estipulado desde un inicio por la empresa. Además, un modelo como éste facilita alcanzar los objetivos en tiempo y con los estándares de calidad que exigen las organizaciones de la actualidad. Si una empresa ya trabaja con datos y hace gobierno de datos, el framework es fundamental.
El framework te dará una vista general acerca del conjunto de reglas sobre el tratamiento de datos, la delegación de roles y procesos organizacionales en un mismo lugar. Cada empresa puede contar con el framework que más se ajuste a sus necesidades y metodología de trabajo. Sin embargo, sea cual sea el que se elija, éste se convierte en una garantía para el control de calidad de tus datos, y por ende, su obtención de valor, y más adelante, la toma de decisiones efectiva.
Ahora bien, de acuerdo con el Data Governance Institute, hay 10 componentes que deben plasmarse en la construcción de un framework. Aunque hay distintos marcos de trabajo, todos son una guía para las compañías para un gobierno de datos exitoso y tú deberás elegir el mejor para tu empresa.
A continuación te presentamos los 10 elementos que componen a un framework de Data Governance:
El gobierno de datos actualmente tiene tres misiones particulares: alinear políticas y reglas, brindar protección de datos y servicio para los tomadores de decisiones, así como resolver conflictos provenientes del incumplimiento de normas internas o externas.
Cada organización requiere de herramientas y estrategias necesarias para obtener lo mejor de sus datos y así lograr esas misiones establecidas. Ahora bien, una vez que la misión y la visión han sido definidas, los siguientes pasos son más fáciles de completar para los actores principales de la organización.
Haz de tu misión el camino a seguir y tu visión de aquel lugar donde quieres llegar.
En una gran empresa los objetivos deben ser inteligentes, y esto significa que sean específicos, medibles, accionables, relevantes y oportunos. Para definir esas metas a seguir deberás considerar programas, proyectos, profesiones y un gran equipo; estos componentes te otorgarán claridad al momento de cumplir metas y serán soporte de ganancias, manejo de costos y gestión de riesgos como cumplimiento de normas, seguridad, privacidad, etc.
Llegamos a las métricas, las cuales también deben ser inteligentes por una razón de peso, que el Data Governance, para triunfar, debe medirse y así los profesionales que trabajan con datos sabrán si sus estrategias son eficientes o deben cambiarlas.
En el gobierno de datos otro de sus pilares es el financiamiento y sobre todo tener un plan para éste, involucra la inversión inicial para un proyecto de gobierno de datos, el plan financiero respecto al equipo de trabajo, tecnología y los posibles problemas que puedan surgir durante la implementación.
El Data Governance garantiza el correcto accesos a la información y la obtención de valor de los datos, pero no es su única finalidad, éste también ayuda en el cumplimiento tanto legal como de las regulaciones internas. Este punto de nuestro marco de trabajo o framework se refiere específicamente a todas esas políticas, estándares y requisitos de cumplimiento, reglas de negocio y definición de datos, lo cual abarca:
Previo a la implementación de alguna regla debe existir un proceso de seguimiento, aquí un profesional define si esta regla debe aplicarse o no. Todo lo anterior es responsabilidad del Data Governance pues uno de sus objetivos es ayudar en las decisiones relacionadas a los datos.
Ejecutar decisiones efectivas lleva consigo también negociaciones entre los actores o stakeholders de una empresa, por ejemplo, un área de arquitectura de datos requiere de soporte por parte de otras personas o áreas para poner en marcha un nuevo sistema en el departamento de TI. Por ello, las decisiones deben ser parte de tu framework.
Uno de los grandes problemas en ciertas organizaciones es el desconocimiento de los lineamientos relacionados con datos, esto puede ser por diferentes razones como la especialización, áreas distintas o desconocimiento del tema; aquí el framework ayuda a determinar quién debe hacer qué, cuándo y por qué.
Del despliegue del gobierno de datos se espera que establezca responsabilidades en los procesos diarios o recurrentes dentro de una organización. Por su parte, el Data Governance Institute menciona que ningún proceso está concluido hasta que cumpla ciertos requisitos: hacer, controlar, documentar y comprobar el cumplimiento de normas.
A su vez, la gobernanza involucra múltiples equipos donde los coordinadores necesitan comprender sus fases y así optimizar tareas, estatus y objetivos.
Cuando entregas tu información a alguna compañía por su servicio o producto lo que esperas es que ésta se encuentre resguardada y segura. Para estos casos, las organizaciones deben garantizar esa seguridad de la información, sin embargo, actualmente existe la posibilidad de que esos candados sean abiertos y por ello hay consecuencias.
¿Cómo encarar ese riesgo? Parte de las buenas prácticas es prevenir a partir de la gestión de estrategias de riesgo y controles en conjunto con la renovación de políticas, capacitación, credenciales, accesos, etc.
Un elemento adicional que cubre el gobierno de datos es que en su estrategia puede incluir auditorías para mostrar los controles que sostienen la gobernanza y desarrollo de la empresa.
Los stakeholders o actores interesados de datos pueden ser un grupo o una persona dentro de una organización que afecta o se ve afectada por los datos. Dentro de una compañía el esquema de Data Governance tiene la capacidad de identificar o mapear a los responsables de datos acorde al desarrollo o gestión de los mismos, estos responsables pueden ser data architects, data scientists, data engineers, pero ¿qué busca un stakeholder?
Regularmente, tienen expectativas sobre la implementación del gobierno de datos, algunos querrán ser parte de las decisiones o simplemente estar informados de las mismas.
También existen los casos donde el Data Governance requiere de un comité, quien revisa su flujo, procesos, define lineamientos y da solución a posibles errores.
Lo más recomendable es crear un área que se dedique específicamente al gobierno de datos, ésta se encarga de las actividades, alineación de departamentos y el cumplimiento de los estándares de datos. Otras de sus funciones son:
No siempre se crea una oficina de gobierno de datos o Data Governance Office (DGO), sin embargo, se eligen responsables que se encarguen de tareas muy específicas relacionadas a los datos para obtener el mayor beneficio y valor de ellos en pro de la empresa. Exista una DGO en tu negocio o no, recuerda que la comunicación entre departamentos será clave para alcanzar el propósito general.
Los Data Stewards tienen un papel clave en las organizaciones, son quienes alinean los objetivos y temas técnicos de datos. Asimismo, ellos deben contar con grandes habilidades comunicativas y compartir su conocimiento con los stakeholders para así construir la estrategia que concluya en la toma de decisiones adecuada.
Las tareas de los Data Stewards son:
Dependiendo del tamaño de la organización, la madurez de los datos, las necesidades organizacionales y las estrategias, debe existir uno o más Data Stewards para minimizar los riesgos y añadir valor a las compañías.
El componente final describe las herramientas para controlar la información. Todos los procesos deben estar estandarizados, documentados y repetibles, y a su vez deben ser diseñados de manera segura para que apoyen al cumplimiento de regulaciones, al Data Management, la privacidad y el control de acceso a los datos.
Estos procesos deben ser creados acorde a la estrategia del negocio; así se definirá la estructura y la formalidad mientras se ejecuta el gobierno de datos.
A continuación te compartimos el framework sugerido por el Data Governance Institute.
Componentes del framework de acuerdo con el Data Governance Institute
Ahora que ya conoces los componentes de un framework, quizá te preguntes cuál es su propósito. Previamente, comentamos que es una guía de cómo manejar los datos, pero hay otros aspectos como su gestión a partir de los lineamientos de la empresa y así garantizar un gobierno de datos eficiente.
Hay 7 etapas que puedes seguir para construir y entender el por qué es tan importante el marco de trabajo en el Data Governance.
Brinda una solución a corto, mediano y largo plazo. Para ello debes desarrollar una respuesta profunda que dé respuesta a los objetivos de la organización, que deben ir relacionados al negocio o al control inmediato de los datos.
Una vez que tus metas estén definidas, el siguiente paso es encontrar el camino adecuado para medir y entregar los resultados finales. Al descubrir ese proceso, las métricas se convierten en ganancias, costos y crecimiento, mismos que permiten entrar en un mercado altamente competitivo a partir de los datos.
En esta fase debes de estandarizar todas las reglas y todo lo que implica éstas en su vínculo con los datos. Este punto ayuda a prevenir errores como campos duplicados, errores en nombres, registros incorrectos en compras o ventas, etc.
Para algunos integrantes de los equipos puede resultar una tarea difícil estar al tanto de todo lo que acontece con los datos pero con una adecuada implementación de Data Governance y asignación de responsabilidades, los datos pueden agregar gran valor a las áreas y la empresa.
La cultura organizacional es un tema complejo debido a la existencia de múltiples áreas de las cuales también hay que aprender. Cada una de éstas tiene sus propios valores, prioridades, estilos de trabajo, métodos, preferencias y herramientas de trabajo.
Unificar una organización a través de los datos es posible con una excelente gobernanza, lo necesario es que todos los departamentos involucrados tengan conocimiento de la estrategia de Data Governance, así como de las etapas que lo conforman. Ésta es una más de las ventajas del framework.
El éxito del gobierno de datos solo es posible cuando hay una correcta asignación de responsabilidades. Para ello es necesario crear un comité que esté a cargo de esas decisiones estratégicas que aseguren la operación de los datos en beneficio de todos.
En este punto, el comité de Data Governance definirá lo siguiente:
La definición de procesos debe ser clara y no está demás incluir reglas, mejores prácticas, recomendaciones, lineamientos y casos exitosos de uso, todo ello aplicado a las tareas que se desempeñan actualmente en la empresa.
El uso de la tecnología mejora y automatiza procesos complejos, especialmente aquellos que necesitan de un gran esfuerzo y tiempo dentro de los equipos de Data Governance.
Al generar grandes cantidades de datos, una compañía necesita de opciones o herramientas prácticas que mejoren considerablemente procesos de descubrimiento, calidad, linaje, catálogos, perfil de datos, etc.
El gobierno de datos necesita de la tecnología para reunir datos provenientes de diversas fuentes, mismos que enriquecen la metadata con patrones de comportamiento, insights y detalles como origen, tendencias e historial de datos.
El gobierno de datos actualmente se convierte en un paso necesario en la transformación digital de las empresas que desean convertirse en Data-driven, y es que actualmente las decisiones de negocio y el desempeño de quienes las toman son clave para la evolución organizacional.
Para el aprovechamiento de los datos, la implementación de un framework es el mejor punto de partida, éste te guiará hacia un buen Data Management, el cuál también es un engrane protagónico en el nuevo mundo de los datos.
Hoy día prescindir de un framework es un gran error, pues omites la asignación de los recursos financieros necesarios y del personal mejor calificado para el gobierno de tu información.
Sabemos que comenzar podría ser la parte más complicada del proceso. ¿Quieres saber cómo hacer Business Intelligence y tomar decisiones de negocio precisas a partir de los datos? Construyamos ese camino juntos con Arkon Dato Solutions, donde ofrecemos soluciones acorde a tus necesidades de la mano de equipos multidisciplinarios y marcos de trabajo que incrementarán el valor de tu empresa.
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